KA210 — Türkiye Dışından Kabul Edilen Projelerde İşlem Adımları

Kabul bildirimini ve Hibe Sözleşmesini inceleyin

Koordinatör kurum, kendi Ulusal Ajansı ile imzaladığı Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement) ve eklerini (Annex I bütçe, Annex II görev tanımı) Türkiye'deki ortağa iletir. Proje numarası, toplam bütçe, süre ve ortağınıza ayrılan bütçe kalemleri kontrol edilir.

Ortaklık Sözleşmesini (Partnership Agreement) imzalayın

Koordinatör ile her ortak arasında imzalanan belge; tarafların görev, bütçe, ödeme takvimi ve banka bilgilerini içerir. Kurum resmi adı, adresi, PIC numarası ve yasal temsilcisinin doğru girildiğinden emin olunur.

Kurum içi görevlendirme (Valilik/İl Millî Eğitim Müdürlüğü Oluru)

Okul/kurum müdürü, projeyi ve görevlendirilecek proje yürütücüsü ile katılımcı personeli belirten bir yazıyla İl Millî Eğitim Müdürlüğü veya bağlı bulunduğu üst kuruma bildirimde bulunur; hareketlilik ve harcama yetkisi için Valilik Oluru alınır.

Proje yürütücüsünü belirleyin

Yönetmelik uyarınca proje yürütücüsü; harcama yetkisine sahip, projenin yürütülmesinden doğrudan sorumlu memur/görevlidir. Bu kişi proje süresince tüm ödeme talimatlarını verir.

Proje özel banka hesabı açın

Kamu Haznedarlığı Yönetmeliği gereği, proje hesabı sadece Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası veya muhabiri olan bankada (uygulamada T.C. Ziraat Bankası A.Ş.) açılır. Hesap bilgileri (IBAN, BIC/SWIFT, hesap sahibi) koordinatöre Partnership Agreement ile bildirilir.

Muhasebe birimini bilgilendirin

Okul/kurumun bağlı bulunduğu muhasebe birimine (genellikle İlçe/İl Millî Eğitim Müdürlüğü Strateji Geliştirme veya Mal Müdürlüğü) proje ve özel hesap hakkında yazılı bilgi verilir; banka şubesi sadece muhasebe biriminin talimatıyla işlem yapacak şekilde bilgilendirilir.

İlk taksidi (genellikle %80) takip edin

Koordinatör, kendi Ulusal Ajansından aldığı ön ödemeden sözleşmede belirtilen oranı (örn. %80) imza sonrası 30 gün içinde ortağın hesabına transfer eder. Transfer, döviz alış kuru üzerinden değerlendirilir.

Avans talebi gerekiyorsa yazılı bildirim yapın

Proje yürütücüsü, mal/hizmetin ne kadar sürede alınacağını ve avansın hangi sürede mahsup edileceğini belirten yazılı bildirimde bulunarak avans talep edebilir; tutar ve süre sınırlaması uygulanmaz.

Her hareketlilik için Valilik görevlendirme oluru alın

Yurt dışı çıkışı yapacak her personel/öğretmen için ayrı bir görevlendirme oluru ve yolluk avansı onayı gereklidir.

Harcamaları bütçe kalemlerine uygun yapın

Harcamalar Annex I'de onaylanan bütçe kalemleriyle sınırlıdır; sözleşmede belirtilen başlangıç-bitiş tarihleri arasında yapılmalı ve bu süre içinde belgelendirilmelidir.

Kanıtlayıcı belgeleri toplayın

Fatura/fatura yerine geçen belge yanında katılımcı listesi, katılım sertifikası ve personel zaman çizelgesi gibi destekleyici belgeler de kanıtlayıcı belge sayılır. Yabancı dildeki belgelerin onaylı Türkçe tercümesi ödeme belgesine eklenir.

Yolluk bildirimlerini düzenleyin

Seyahat sonrası her katılımcı için Yolluk Bildirimi (M.Y.H.B.Y. Örnek No: 27) ve varsa Ön Malî Kontrol Listesi doldurularak avans kapatma işlemi tamamlanır.

Dönemsel/ara raporu koordinatöre iletin

Koordinatör kurumun istediği format ve sürede; yapılan faaliyetler, harcamalar ve kanıtlayıcı belgeler raporlanır.

Kur ve mahsup kayıtlarını tutun

Avans mahsubunda ödeme tarihindeki, diğer işlemlerde işlem tarihindeki özel hesabın bulunduğu bankanın döviz alış kuru esas alınır; ilgiliden ayrıca kur notu istenmez.

Final raporu ve ikinci ödemeyi (%20) takip edin

Koordinatörün Ulusal Ajansına sunduğu final rapor onaylandıktan sonra kalan tutar (genellikle %20) değerlendirme puanına göre (70 ve üzeri tam, altındaki puanlarda kademeli azaltılmış oranlarda) ortağa transfer edilir.

Belgeleri saklayın

Tüm asıl belgeler harcama birimi, onaylı suretleri muhasebe birimi tarafından muhasebeleştirme belgesine ekli olarak; denetime sunulmak üzere proje sonrası en az 5 yıl muhafaza edilir.